Trong quá trình phát triển sự nghiệp, việc thay đổi nơi làm việc là điều khá phổ biến. Tuy nhiên, mỗi lần chuyển đổi không chỉ ảnh hưởng đến mức lương mà còn tác động đến hồ sơ BHXH của người lao động. Để đảm bảo quyền lợi liên tục về lương hưu, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ trợ cấp khác, quy trình báo giảm tại công ty cũ và báo tăng ở công ty mới là bước cần thiết. Hồ sơ chuyển giao bao gồm Sổ BHXH và tờ rời chốt thời gian đã đóng BHXH tại DN đến thời điểm nghỉ việc. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu quy trình và các lưu ý quan trọng khi thực hiện báo giảm – báo tăng này, nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và đảm bảo nghĩa vụ đóng BHXH của doanh nghiệp.
2. Tầm quan trọng của việc báo giảm ở công ty cũ và báo tăng ở công ty mới
2.1. Đảm bảo tính liên tục của quyền lợi BHXH
- Liên tục tích lũy số năm đóng: Khi người lao động thay đổi nơi làm việc, việc báo giảm tại công ty cũ và báo tăng ở công ty mới giúp xác nhận số năm đóng BHXH được tích lũy liên tục. Hồ sơ gồm Sổ BHXH và tờ rời chốt sẽ ghi lại thời gian đóng BHXH tại DN cũ cho đến thời điểm nghỉ việc.
- Bảo vệ quyền lợi sau này: Sự chính xác của số liệu này rất quan trọng để tính mức lương hưu, trợ cấp khi nghỉ việc và các chế độ bảo hiểm khác sau này.
2.2. Tuân thủ quy định pháp luật
- Yêu cầu của pháp luật: Doanh nghiệp có nghĩa vụ báo giảm tại DN cũ và báo tăng ở DN mới khi có sự thay đổi về nơi làm việc của người lao động. Quy trình này giúp cơ quan BHXH ghi nhận đầy đủ các khoản đóng BHXH của NLĐ và đảm bảo quyền lợi của người lao động.
- Tránh rủi ro pháp lý: Việc không cập nhật hồ sơ đúng cách có thể dẫn đến mất mát quyền lợi của người lao động và rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
3. Quy trình báo giảm – báo tăng BHXH khi thay đổi nơi làm việc
3.1. Báo giảm tại công ty cũ
- Thông báo nghỉ việc: Khi người lao động sắp kết thúc hợp đồng lao động tại công ty cũ, bộ phận nhân sự của DN cũ cần lập báo giảm. Báo giảm này xác nhận rằng NLĐ đã nghỉ việc và ghi nhận thời gian đóng BHXH của người lao động cho đến thời điểm nghỉ việc.
- Hồ sơ chuyển giao: Hồ sơ chuyển giao bao gồm:
- Sổ BHXH: Do NLĐ giữ, trường hợp mất/ rách, cần nhờ DN tạo hồ sơ đăng ký cấp sổ mới.
- Tờ rời chốt: Ghi nhận toàn bộ số năm và số tiền đóng BHXH của NLĐ tại công ty cũ.
- Lưu trữ hồ sơ: DN cũ cần lưu trữ báo giảm và các chứng từ liên quan để đối chiếu sau này.
3.2. Báo tăng ở công ty mới
- Thông báo gia nhập: Khi người lao động gia nhập DN mới, bộ phận nhân sự của DN mới cần thực hiện báo tăng. Báo tăng này xác nhận rằng NLĐ đã bắt đầu làm việc tại DN mới và số liệu tiền lương đóng BHXH theo hợp đồng lao động mới đã được nhập vào hệ thống.
- Cập nhật thông tin: DN mới nhập số liệu lương, hợp đồng lao động của NLĐ vào cổng BHXH điện tử.
- Gửi hồ sơ bằng token: Sau khi kiểm tra và xác nhận thông tin, DN mới sử dụng token (chữ ký số) để gửi báo tăng qua cổng dịch vụ điện tử, nhằm đảm bảo tính bảo mật và xác thực của giao dịch.
- Xác nhận giao dịch: Sau khi gửi báo tăng, DN mới kiểm tra lại thông tin trên hệ thống để đảm bảo rằng số liệu chính xác.
4. Các lưu ý khi thực hiện báo giảm – báo tăng
4.1. Kiểm tra thông tin đầy đủ và chính xác
- Thông tin cá nhân của NLĐ: Đảm bảo rằng các thông tin cá nhân, số sổ BHXH và số liệu đóng BHXH được cập nhật đầy đủ.
- Số liệu tiền lương: Doanh nghiệp cần tự kiểm tra và đảm bảo số liệu chính xác.
4.2. Thông báo kịp thời
- Báo giảm tại DN cũ: DN cũ phải lập báo giảm khi người lao động nghỉ việc, đảm bảo rằng số liệu đóng BHXH được ghi nhận đến thời điểm nghỉ việc.
- Báo tăng ở DN mới: DN mới cần cập nhật thông tin và gửi báo tăng ngay khi NLĐ kí HĐ chính thức hoặc trong diện thử việc được đóng BHXH để không bị gián đoạn quyền lợi bảo hiểm.
4.3. Sử dụng token xác thực khi gửi hồ sơ
- Token/chữ ký số: Đảm bảo việc gửi báo giảm – báo tăng được thực hiện bằng token, giúp bảo vệ tính bảo mật và đảm bảo rằng giao dịch được thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
5. Kết luận
Việc báo giảm ở công ty cũ và báo tăng ở công ty mới là bước quan trọng để đảm bảo rằng hồ sơ BHXH của người lao động được ghi nhận liên tục, từ thời điểm làm việc tại DN cũ đến khi bắt đầu làm việc tại DN mới. Hồ sơ chuyển giao gồm Sổ BHXH và tờ rời chốt thời gian đóng BHXH tại DN cũ là bằng chứng quan trọng, giúp xác nhận số năm đóng và số tiền BHXH của NLĐ.
Quy trình này gồm:
- Báo giảm tại công ty cũ khi người lao động nghỉ việc, kèm theo Sổ BHXH và tờ rời chốt.
- Báo tăng ở công ty mới khi người lao động gia nhập và thuộc diện được đóng BHXH theo Luật định, với việc nhập chính xác số liệu lương đóng BHXH và gửi hồ sơ sử dụng token xác thực.
Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động, đảm bảo tính chính xác của hồ sơ BHXH và giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định pháp luật.
